Integrar as atividades de diversos setores de uma empresa se tornou essencial para um bom funcionamento da empresa como um todo. É para isso que a gestão de processos é implementada: para otimizar os resultados da empresa e gerar melhores negócios.
Muitas empresas criam seu modelo de gestão baseado nas demandas que surgem. Porém, isso acaba sendo desorganizado e tanto os funcionários como os gestores não conseguem ter a dimensão da situação atual de todos os setores da empresa. É preciso saber a fundo o que são os processos da empresa, como eles são feitos e no que podem ser melhorados.
Por isso, integrar os setores se faz necessário para rever, melhorar e estruturar processos. Com isso, é possível obter melhores visualizações das demandas e pontos fortes a serem reforçados no processo de produção, definir os papéis de cada funcionário na empresa, traçar estratégias de melhorias nos pontos fracos, e melhorar a comunicação entre os setores.
Processos otimizados representam produção com qualidade, uma vez que reduz índices de erros, elimina retrabalhos e automatiza processos. Porém, é necessário implementar essa gestão de processos de maneira efetiva. Confira o passo a passo para fazer isso corretamente.
Conheça e desenhe sua realidade
Antes de qualquer coisa, o setor de Tecnologia da Informação (TI) da empresa deve estar completo e ter uma estrutura alinhada ao negócio. Para começar a gerir os processos dos setores da empresa, é necessário antes conhecer de fato a realidade de cada um. Por isso, fazer um mapa de todas os processos em todos os setores, pode ajudar.
Criar um organograma dos processos também é preciso. Assim, é possível monitorar as operações da empresa diariamente, para analisar os padrões, custos operacionais em cada setor, suas demandas mais urgentes, os gargalos, o tamanho da equipe e como cada função auxilia no processo, etc.
Crie indicadores de desempenho
O gestor, após conhecer todos os processos, precisa controlá-los. Com os indicadores de desempenho, é possível enxergar se tudo está correndo como o planejado, e se o que está sendo produzido é mesmo de qualidade. Por isso, o monitoramento contínuo é totalmente necessário.
Partir para as melhorias
Todos esses acompanhamentos e análises dos processos têm como único objetivo melhorar a qualidade do que é produzido, evitando retrabalho, gastos desnecessários e a desintegração da equipe e dos processos. São justamente essas análises feitas numa primeira etapa que permitirão identificar as oportunidades de melhorias nos processos.
São quatro pilares que devem ser levados em conta nessa fase: incrementar, simplificar, automatizar ou eliminar. Nos dois primeiros se tem como objetivo os ganhos em escala, e nos dois últimos, a simplificação da atividade ou a eliminação de processos considerados desnecessários para a produção num geral.
Treinamentos e capacitação
Não adianta de nada os gestores e o setor de TI integrarem os processos e os monitorarem para garantir sua otimização e melhorias se os funcionários, que são os que realmente fazem isso acontecer, não possuem conhecimento suficiente para saber a importância da gestão. Por isso, instruí-los de maneira amigável com palestras ou reuniões, por exemplo, é preciso para que se aplique a gestão corretamente.
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